V prvé řadě musí obsahovat to, co každý právní úkon – identifikaci jeho účastníků (kdo dává výpověď komu). Dokument musí být povinně písemný a musí být prokazatelně doručen druhé straně. Dále musí být přesně popsaný výpovědní důvod. Přesným popisem není odkaz na paragraf v zákoníku práce, ale popis reálných skutečností, které k výpovědi vedou (např. snižování personálního stavu z důvodu rozpočtových škrtů a odkaz na rozhodnutí zřizovatele). Nadbytečnost přitom musí být přímým důsledkem vnitřních organizačních změn u zaměstnavatele (dochází k rušení dosavadní pracovní pozice). Výpovědní důvod pro nadbytečnost nebude naplněn tehdy, pokud by zaměstnavatel způsobil nadbytečnost „uměle“ tím, že přijme nové zaměstnance na stejné místo.